Годовая инвентаризация: «дебиторка» и «кредиторка»

С организационными моментами проведения инвентаризации вы уже знакомы, поэтому самое время приступить к непосредственному проведению. Несмотря на отсутствие возможности подробно остановиться на всех составляющих процесса, сфокусируемся на инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей, поскольку они, несомненно, актуальны для каждого предприятия.

Конкретные рекомендации, касающиеся порядка проведения инвентаризации, найдете в разд. III Положения № 879 1, в отдельном подразделении которого описаны базовые правила инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей. Давайте остановимся на них подробнее.

1 Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г.. № 879.

Обязательную инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами необходимо проводить ежегодно перед составлением годовой финотчетности. Делать это абз. 2 п. 10 разд. И Положения № 879 обязывает в период 3 месяцев до отчетной даты.

Виды задолженности инвентаризировать? В ходе годовой инвентаризации расчетов путем документальной проверки устанавливают:

- правильность расчетов с банками, контролирующими органами, другими предприятиями, а также структурными подразделениями предприятия, выделенными на отдельные балансы;

- задолженность подотчетных лиц;

При инвентаризации подотчетных сумм проверяют соответствие данных бухучета выданным авансам и отчетам подотчетных лиц о них.

- правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и кражами. Инвентаризация задолженности по недостачам и потерями от порчи ценностей заключается в проверке причин, по которым задерживаются рассмотрение материалов по выявленной недостачи и отнесения ее на виновных лиц или списания в установленном порядке;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, в том числе суммы кредиторской и депонентской задолженностей, по которым срок исковой давности истек;

- реальность задолженности работникам по оплате труда.

Кроме того, устанавливают реальность задолженности гражданам 2 по социальным выплатам, а также по безналичным расчетам с этих выплат.

2 Непосредственно или через работодателей.

Пошаговая инструкция. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей заключается в сверке документов и записей в реестрах учета и проверке таких задолженностей по отношению к (п. 7.3 разд. III Положения № 879):

- соблюдение срока исковой давности;

- обоснованности сумм, учитываемых на счетах учета расчетов с покупателями, заказчиками, поставщиками, подрядчиками, полученных и выданных векселей, полученных заемных средств, предоставленных кредитов (займов), с подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация дебиторской задолженности начинается с того, что предприятие-кредитор передает всем своим дебиторам (должникам) выписки из аналитических счетов об их задолженности.

Такие выписки, как правило, имеют форму актов сверки расчетов.

Дебиторы должны подтвердить задолженность или заявить возражения по ней. Полученные от них акты сверки предъявляют инвентаризационной комисии3 для подтверждения реальности задолженности.

3 Или рабочей инвентаризационной комиссии.

После подписания актов сверки расчетов с дебиторами на соответствующих счетах бухучета должны оставаться исключительно согласованные суммы задолженностей.

Но в отдельных случаях, когда до конца отчетного периода разногласия не устранены или остались невыясненными, каждая сторона отражает расчеты с дебиторами в суммах, которые выходят из записей в бухучете и признаваемых ею верными.

Внимание: согласно ч. 1 ст. 264 ГКУ при осуществлении лицом действия, свидетельствующего о признании им своего долга или иной обязанности, прерывается течение срока исковой давности4. А после прерывания такой срок начинает новый отсчет.

4 Подробнее о таком прерывания - в статье прошлого номера журнала «Срок исковой давности - его прерывания и приостановление».

Но здесь показательно? В п 4.4.1 постановления № 10 мая ВХСУ уточняет, что к действиям, свидетельствующих о признании долга или иной обязанности, с учетом конкретных обстоятельств дела, может принадлежать и подписания уполномоченным должностным лицом должника вместе с кредитором акта сверки взаиморасчетов, подтверждающего наличие задолженности в сумме, по которой возник спор.

5 Постановление Пленума ВХСУ «О некоторых вопросах практики применения исковой давности в решении хозяйственных споров» от 29.05.2013 г.. № 10.

Поэтому для того, чтобы срок исковой давности начал «новый круг», подписи представителей бухгалтерских служб и других «рядовых» членов инвентаризационной комиссии (не являются должностными лицами предприятия) может оказаться недостаточно. Для прерывания течения срока исковой давности акт должен подписать руководитель предприятия-должника (или другие лица, уполномоченные на распоряжение имуществом и денежными средствами).

Такой акт может быть не признан как документ, свидетельствующий о признании долга, со всеми выходящими.

Инвентаризацию кредиторской задолженности, в свою очередь, осуществляют на основании актов сверки, полученных от кредиторов.

То есть кредиторы (в рамках проведения собственной инвентаризации дебиторской задолженности) должны прислать вам такие акты.

Если же таких актов от них вы не получили, можете взять инициативу в свои руки и самостоятельно направить им акты сверки расчетов, чтобы было чем подтвердить суммы кредиторской задолженности.

Если контрагент на дату проведения инвентаризации выступает одновременно и дебитором, и кредитором, то ему передают выписку с указанием отдельно дебиторской и кредиторской заборгованости6.

6 Все потому, что согласно п. 3 разд. IV НП (С) БУ 1 свертывания статей активов и обязательств недопустимо, кроме случаев, предусмотренных соответствующими П (С) БУ.

Документик к документик: акт к акту. Документальное оформление инвентаризации заключается в составлении:

1) актов сверки расчетов со всеми предприятиями-контрагентами;

2) акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами.

Типовая форма акта сверки расчетов нормативными документами не установлена, поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Причем помните, что в этом документе должны быть приведены следующие данные: (а) наименование документа; (Б) дата его составления; (В) наименование предприятия, от имени которого составлен документ; (Г) наименование предприятия-контрагента, с которым осуществляется сверка взаиморасчетов; (E) наименование, дата составления и номер документа, на основании которого возникла (погашена) задолженность; (Д) сумма дебиторской (кредиторской) задолженности по данным предприятия-кредитора (дебитора) (Е) сумма задолженности по данным предприятия-контрагента (Есть) расхождения в сумме задолженности между данными предприятий-контрагентов.

Как прототип своей формы вы можете использовать форму, приведенную в приложении 1 к приказу № 148/234/383 7.

7 Приказ Минэкономики, Минфина, Госкомстата «Об инвентаризации задолженности по состоянию на 1 ноября 1998» от 10.11.98 г.. № 148/234/383.

По результатам инвентаризации расчетов оформляют акт инвентаризации. В таких актах обязательно указывают наименование проинвентаризованных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженностей, безнадежных долгов, а также кредиторской и дебиторской задолженностей, по которым срок исковой давности истек (согласно абз. 1 п 7.5 разд. III Положения № 879).

Форму акта инвентаризации можно выбирать из нескольких форм, таких как:

- акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, утвержденный приказом № 572 8. К нему добавляют справку о дебиторской и кредиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек. В этой справке указывают: (а) наименование и местонахождение дебиторов или кредиторов, (б) суммы задолженностей с истекшим сроком исковой давности истек, (в) причины и основания возникновения задолженности, (г) дату, на которой срок исковой давности по задолженности истек . Форма справки можно найти в приказе № 572;

8 Приказ Минфина «Об утверждении типовых форм для отображения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 17.06.2015 г.. № 572.

- акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № инв-17), утвержденный постановлением № 241 9.

9 Постановление Госкомстата СССР «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» от 28.12.89 г.. № 241.

В комплекте с этим актом идет справка, который является приложением к форме № инв-17.

Кроме того, при необходимости отдельно составляют:

- акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию, утвержденный приказом № 572;

- акт инвентаризации расчетов по возмещению материального ущерба, утвержденный приказом № 572. В нем указывают следующие данные: (а) Ф.И.О. должника; (Б) за что и когда возник долг; (В) дата принятия судебного решения или решения другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального ущерба.

Если такое решение не принято, указывают дату предъявленного предприятием иска и сумму задолженности на дату инвентаризации.

Вы можете не останавливаться на утвержденных формах, а разработать их самостоятельно. При этом такие формы должны содержать все обязательные для первичных документов реквизиты и предоставлять всю необходимую информацию, предусмотренную Положением № 879.

Товстопят Юрий, налоговый эксперт

Источник: Бухгалтер 911 - не забудьте оформить подписку на любимое издание!

Годовая инвентаризация: «дебиторка» и «кредиторка» обновлено: автору: admin

Годовая инвентаризация: «дебиторка» и «кредиторка»