Дебет-Кредит № 48 :: Проводим годовую инвентаризацию

Дебет-Кредит № 48 (26.11.2007)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! архивная публикация

Эта страница содержит древнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время вероятно потеряла актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua
или выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

Скоро начнется очередной сезон годовой инвентаризации. Ее проведение на предприятии - достаточно кропотливая и важная работа. В этой статье мы обратим внимание на такие «инвентаризационные» вопросы: проследим, какие действия будет выполнять каждый из участников инвентаризации на каждом из ее этапов; каким должен быть документальное оформление инвентаризации, а также начнем рассматривать отдельные объекты годовой инвентаризации.

Во время проведения годовой инвентаризации перед предприятием стоят две основные задачи: как правильно провести инвентаризацию и как документально ее оформить. В большинстве случаев эта задача инвентаризационной комиссии, а задача бухгалтерии - правильно отразить инвентаризационные разницы в бухгалтерском и налоговом учете. Но сначала выясним, зачем вообще нужна инвентаризация.

В соответствии со ст. 10 Закона о бухучете, для того чтобы обеспечить достоверность данных бухучета и финансовой отчетности, предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств. Именно инвентаризация позволяет проверить и документально подтвердить наличие, состояние и оценку активов и обязательств предприятия, что, в свою очередь, обеспечивает полную достоверность их показателей в бухгалтерской отчетности. Также инвентаризации подлежат имущество и ТМЦ, не принадлежащих предприятию, например арендованные, переданные предприятию на ответственное хранение (в бухучете предприятия они учитываются на забалансовых счетах).

В зависимости от причин и способа проведения инвентаризации могут быть внезапными или плановыми. Собственно, название инвентаризации говорит само за себя: внезапные инвентаризации проводят в случаях, требующих спонтанности проверки, например при установлении факта краж или порчи материальных ценностей, по предписанию судебно-следственных органов и тому подобное. К таким инвентаризаций не готовятся.

К плановым инвентаризаций готовятся, их проводят в соответствии с утвержденным планом или в случае смены материально ответственных лиц (далее - МПО) на предприятии, а также - обязательно - перед составлением годовой финансовой отчетности.

Решение, насколько часто необходимо проводить инвентаризацию (кроме случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии с законодательством), на каждом конкретном предприятии принимает его руководитель (владелец). Решение руководителя о периодичности проведения инвентаризации может указываться как в отдельном приказе по предприятию, так и в приказе о его учетной политике.

При этом именно на руководителя (собственника) в первую очередь возложена ответственность за организацию инвентаризации на предприятии. Периодичность инвентаризаций и их объекты могут быть разными, однако законодательством установлены случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.

Такие случаи определены рядом нормативных актов, а именно: Порядком №419, Инструкцией №69, Инструкцией №84, а также Инструкцией №90 (для бюджетных учреждений), Положением №158 (для государственных предприятий, которые приватизируются, а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду), Методикой №1121 (при инвентаризации имущества государственных предприятий).

Сегодня мы говорим о годовой инвентаризации, предшествующий составлению годовой финансовой отчетности, поэтому согласно п. 12 Порядка №419 такая инвентаризация должна проводиться один раз в год в период с 1 октября по 31 декабря текущего года.

Подчеркиваем: проведение годовой инвентаризации является обязательным требованием, поскольку именно ее результаты являются подтверждением данных годовой отчетности. Несвоевременное и некачественное проведение инвентаризации, согласно ст. 164/2 КоАП, нарушение законодательства по финансовым вопросам и предусматривает наложение на виновное лицо (им в этом случае является руководитель (владелец) предприятия) штрафа в размере от 8 до 15 н.н.м.д.г. (136 - 255 грн).

Также, согласно Инструкции №69, должна проводиться инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных фондов периодичностью один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

Процесс инвентаризации условно можно разделить на три этапа: 1) подготовка; 2) проведение; 3) завершение. Коротко рассмотрим их.

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Создание инвентаризационных комиссий

Подготовка к инвентаризации начинается с создания инвентаризационной комиссии, на которую и возлагается обязанность проводить инвентаризацию на предприятии.

Согласно п. 11 Инструкции №69, на предприятии должны быть созданы постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочая инвентаризационная комиссия.

Состав инвентаризационных комиссий определяется приказом (распоряжением) руководителя предприятия, который, как правило, выдается в начале календарного года.

Разница между постоянно действующей и рабочей инвентаризационной комиссии заключается в том, что обязанность первой - организовать проведение инвентаризации на предприятии, а второй - непосредственно ее провести.

Работа постоянно действующей комиссии начинается ли не перед началом инвентаризации - она ​​длится в течение всего года. В межинвентаризационный период такая комиссия готовит инструктивные материалы для проведения инвентаризаций; осуществляет профилактическую работу для обеспечения сохранности материальных ценностей на предприятии; проводит выборочные внезапные инвентаризации материальных ценностей. А в период инвентаризации в ее обязанности входит проведение необходимых инструктажей перед началом инвентаризации, контроль за проведением инвентаризации, рассмотрение результатов инвентаризации и принятия по ним решений и тому подобное.

Председателем постоянно действующей комиссии является руководитель предприятия или его заместитель, а в ее состав входят руководители структурных подразделений и главный бухгалтер.

Непосредственное проведение инвентаризации осуществляет рабочая инвентаризационная комиссия. Если предприятие небольшое, ее функции может выполнять постоянно действующая инвентаризационная комиссия. И наоборот: если предприятие очень большое, рабочих инвентаризационных комиссий может быть несколько.

Состав такой комиссии также утверждается приказом (распоряжением) руководителя, который, в отличие от приказа о постоянно действующей комиссии, может быть выдан и перед самым началом инвентаризации. Возглавлять рабочую комиссию разрешено представителю руководителя предприятия, не выполнял обязанности председателя рабочей комиссии при проведении годовой инвентаризации прошлого года. Все это означает, что такое лицо может быть председателем инвентаризационной комиссии не один раз, но не два года подряд (п. 11.2 Инструкции №69). Это делается для того, чтобы не допустить сговора с корыстной целью между председателем инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом на местах, которые, как правило, не меняются годами.

Состав рабочей инвентаризационной комиссии формируют специалисты, хорошо знакомые с объектами инвентаризации, их ценами и требованиями к учету. Такими специалистами могут быть менеджеры, экономисты, бухгалтеры, технологи, механики, товароведы и тому подобное.

Подготовка к инвентаризации на местах

Действия бухгалтерии: на дату проведения инвентаризации готовит учетные данные об остатках активов.

Действия МВО: готовит товарно-материальные ценности к инвентаризации (группируют, розсортировуе и раскладывает их по названиям, сортам, размерам, в порядке, удобном для подсчета). При плановой (годовой) инвентаризации это делается заранее, при внезапной - в присутствии инвентаризационной комиссии.

Действия рабочей инвентаризационной комиссии: проверяет исправность всех весоизмерительных приборов; опломбировывает помещения хранения материальных ценностей, где есть отдельные входы и выходы; берет в МВО расписки о том, что к началу проведения инвентаризации материальных ценностей все расходные и приходные документы на них сданы в бухгалтерию, пришедшие, - оприходованы, а выбывшие - списаны (как правило, текст расписки приведен в заглавных частях инвентаризационных описей, утвержденных Постановлением №241) имеет в наличии все необходимые бланки инвентаризационных документов.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Действия рабочей инвентаризационной комиссии:

1) проверяет фактическое наличие ОФ, НА, ТМЦ, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, объемы незавершенного производства, а также фактический размер дебиторской и кредиторской задолженности предприятия;

2) проверяет соблюдение условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации ОФ;

3) проверяет реальность стоимости зачисленных на баланс предприятия активов и обязательств; устанавливает факт инвентаризационных отклонений (остатки и недостачи ценностей и денежных средств) путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

При отсутствии хотя бы одного члена комиссии проведение инвентаризации невозможно.

Действия МВО:

1) участвует вместе с членами инвентаризационной комиссии в подсчете (обмере) активов инвентаризируемых;

2) при инвентаризации принимает (отпускает) материальные ценности с соответствующим отражением их движения в инвентаризационных описях и оприходует (списывает) по окончании инвентаризации.

Правила оформления инвентаризационных документов

Согласно Инструкции №69 годовая инвентаризация документально должно оформляться такими формами первичных документов:

1) актом контрольной проверки инвентаризации ценностей (приложение 1 к Инструкции №69);

2) книгой регистрации контрольных проверок инвентаризаций (приложение 2 к Инструкции №69);

3) ведомости результатов инвентаризации (приложение 3 к Инструкции №69).

Однако учитывая обобщающие формы этих документов на практике чаще используют детализированные их формы (которые несколько устарели, но еще не утратили силу), утвержденные Постановлением №241. Эти формы разработаны конкретно для каждого из объектов инвентаризации. Также во время инвентаризации ТМЦ предприятие может использовать форму № М-21, утвержденную Приказом №193. Однако эта форма описания не содержит текста расписки МОЛ (в отличие от форм описаний, утвержденных Постановлением №241). Поэтому МВО перед началом инвентаризации придется писать расписки отдельно.

Таким образом, основными документами оформления данных годовой инвентаризации являются: расписка материально ответственного лица, инвентаризационная опись, акт инвентаризации и сличительная ведомость результатов инвентаризации, протокол инвентаризационной комиссии (утверждены Постановлением №241).

В этих документах не должно быть исправлений и подчисток, а если они все же есть, то ликвидация ошибок в документах должна проводиться в соответствии с нормами Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом МФУ от 24.05.95 г.. №88. А именно: неправильная запись аккуратно зачеркивается чертой таким образом, чтобы его можно было прочитать, а над ним делается правильная запись. Затем внесены поправки удостоверяются подписями членов комиссии.

Этап 3. Завершение инвентаризации

Действия рабочей инвентаризационной комиссии:

1) вместе с бухгалтерией и постоянной инвентаризационной комиссией определяет результаты инвентаризации (оформляет инвентаризационные описи, в т.ч. инвентаризационные описи ТМЦ, не принадлежащих предприятию (например ф. №инв-5), акты инвентаризации и сличительные ведомости)

2) разрабатывает предложения по устранению инвентаризационных разниц (зачета их по пересортице, списание недостач в пределах норм естественной убыли и т.п.);

3) оформляет протокол заседания с отражением выводов и предложений по результатам инвентаризации, который, согласно п. 11.12 «в» Инструкции №69, в 5-дневный срок должен быть рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.

Действия бухгалтерии - на основании инвентаризационных описей сверяет данные инвентаризации данным бухучета, составляет сверочные сведения.

Действия МВО:

1) в случае выявления комиссией инвентаризационных отклонений, порчи материальных ценностей или других нарушений дает письменные объяснения;

2) в случае выявления в инвентаризационных описях ошибок МОЛ немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела, секции и т.п.) заявляет об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения должна провести исправления ошибок.

Действия постоянной инвентаризационной комиссии:

1) проверяет правильность установки инвентаризационных разниц;

2) в случае серьезных нарушений правил проведения инвентаризации по поручению руководителя предприятия проводит повторные сплошные инвентаризации;

3) рассматривает письменные объяснения МОЛ;

4) проверяет обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей и в случае необходимости вносит свои предложения;

5) выносит решение по инвентаризации, которое заносится в протокол.

инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы должна производиться в сроки, установленные в соответствии с приказом руководителя предприятия, с соблюдением требований Инструкции №69 и Положения №637. Так, согласно п. 4.10 Положения №637, МОЛ (ими в этом случае является кассиры) должны документально «закрыть кассу»:

1) составить отчеты кассира за текущий день (вторые экземпляры, являющиеся отрывной частью листа кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) и добавить к ним все первичные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера)

2) написать расписку (ее текст приведен в заглавной части акта о результатах инвентаризации имеющихся средств (формы согласно приложению 1 к Положению №637) о полном оприходования средств, поступивших в кассу предприятия на дату инвентаризации, о списании средств, выбывших и о полном документальное оформление таких кассовых операций.

Процедура инвентаризации кассы заключается в том, что комиссия проверяет наличие и перечисляет остаток не только наличных средств, но и ценных бумаг, чековых книжек и других денежных документов.

Остаток наличных в кассе проверяется путем покупюрного перечисления и сверяется с бухгалтерскими документами (кассовой книгой). Если предприятие применяет в расчетах РРО, то сумма имеющейся наличности на месте проведения кассиром расчета сверяется с суммой, указанной в отчете РРО (в РК и КУРО).

Если документирования кассовых операций осуществляется с помощью автоматизированного метода учета, то следует проверить правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Если в результате проверки кассы оказывается сумма наличных средств, не подтвержденная кассовыми документами (или сумма наличности в РРО больше той, которая отражена в отчете РРО (в РК и КУРО) - это будет считаться избытком наличности в кассе. Если, наоборот, фактически наличных средств будет меньше, чем за кассовыми документами, - нехваткой. Согласно п. 4.10 Положения №637, избыток наличности приходуется в кассе предприятия по приходному кассовому ордеру и зачисляется в доход предприятия, а суммы недостачи, после выяснения виновного лица, возмещаются отвечает адной законодательству Украины, чаще всего - взимаются с такой виновного лица.

Результаты инвентаризации кассы (в т.ч. излишки и недостачи) документально оформляются актом о результатах инвентаризации имеющихся средств (по форме приложения 1 к Положению №637). Этот акт составляется инвентаризационной комиссией в двух экземплярах и подписывается ее членами и МОЛ. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, а второй остается в МВО. В случае изменения МОЛ акт должен состоять уже в трех экземплярах: один - для МОЛ, передает ценности, второй - для МОЛ, их принимает, и третий - для бухгалтерии предприятия.

Инвентаризация бланков строгого учета

Бланки строгой отчетности, используемых на предприятии, также является объектом инвентаризации, цель которой - проверить соблюдение правил их хранения и использования. Для этого инвентаризационная комиссия применяет следующие методы:

1) проверяет фактическое наличие бланков строгого учета;

2) проверяет хранения и использования бланков строгой отчетности;

3) проверяет правильность их общей стоимости (как номинальной, так и фактической)

4) контролирует правильность ведения журнала регистрации бланков строгого учета, соответствие его данных до фактического их движения на предприятии;

5) проверяет списание использованных бланков доверенностей по акту.

После проведения инвентаризации комиссия оформляет инвентаризационную опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (по форме №инв-16, утвержденной Постановлением №241). В этом документе будут отображаться фактическое наличие бланков, установленная инвентаризацией, данные бухучета (по данным забалансового счета 08) и вероятные расхождения (излишки, недостачи). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах (по одному для бухгалтерии и для МОЛ) и подписывается инвентаризационной комиссией и МВО (см. Образец 1 на с. 31).

Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами

Цель инвентаризации расчетов на предприятии - проверить соответствие их фактической суммы к данным бухучета (статей баланса) согласовать суммы задолженности с дебиторами и кредиторами, а в случае выявления отклонений - урегулировать их. Поэтому годовая инвентаризация расчетов начинается с согласования задолженностей с контрагентами. Так, согласно пп. «А» п. 11.11 Инструкции №69, предприятие должно направить предприятиям-дебиторам выписки, скрепленные подписью и печатью, с отражением суммы задолженности. На практике такие выписки можно заменить актом сверки расчетов по форме, утвержденной приказом Минэкономики, МФУ, Госкомстата Украины от 10.11.98 г.. №148 / 234/383 (ею может согласовываться и кредиторская задолженность предприятия).

После проверки предприятиями-дебиторами достоверности сумм задолженности, указанных в выписках (актах сверки) в течение 10 дней со дня их получения они должны подать свои результаты сверки (или подтвердить задолженность или заявить свои возражения).

При наличии задолженности поставщиков по неотфактурованные поставки после их проверки бухгалтерия предприятия должна требовать от поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики должны либо их предоставить, или сообщить причины их непредоставления или о недостоверности такой задолженности.

В любом случае результаты совместных сверок на суммы задолженностей по расчетам с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками, прочими дебиторами и кредиторами обязательно должны быть согласованы.

В противном случае, если до конца отчетного периода (согласно п. 11.11 Инструкции №69) обнаружены отклонения по задолженностям между контрагентами все же не будут урегулированы, каждая сторона будет отражать суммы задолженностей в своем балансе в том виде, который признает правильным. Хотя материалы об отклонении задолженностей заинтересованная сторона обязана передать в соответствующие органы для разрешения спора.

Что касается согласования сумм по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами, то такие задолженности должны быть согласованы ими в обязательном порядке, а выявленные расхождения - урегулированы. Не разрешается оставлять в учете неурегулированные суммы по таким расчетам.

Документальное оформление расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (по форме №инв-17, утвержденной Постановлением №241) (см. Образец 2 на с. 33). К акту прилагается соответствующая справка, если в результате инвентаризации выявлено дебиторской и кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек (согласно п. 11.11 «д» Инструкции №69).

Кроме того, в справке должны быть указаны причины, даты и основания возникновения задолженности, а также лица, виновные в просрочке исковой давности по задолженности.

нормативная база

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г.. №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Порядок №116 - Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г.. №116.

Порядок №419 - Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 г.. №419.

Положение №158 - Положение об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются (корпоратизируются), а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается после окончания срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденное Постановлением КМУ от 02.03.93 г. . №158.

Положение №637 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г.. №637.

Методика №1121 - Методика проведения инвентаризации объектов государственной собственности, утвержденная постановлением КМУ от 30.11.2005 г.. №1121.

Инструкция №69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом МФУ от 11.08.94 г.. №69.

Инструкция №84 - Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная приказом МФУ от 06.04.98 г.. №84.

Инструкция №90 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.98 г.. №90.

Инструкция №99 - Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФУ от 16.05.96 г.. №99.

Приказ №193 - Приказ Минстата Украины от 21.06.96 г.. №193 «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов».

Постановление №241 - Постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.89 г.. №241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».

Ольга ХАМАЙДЮК, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Три нюансы оформления «первички»
Суть дела :: Бухгалтерский учет
К сожалению, даже опытные специалисты в области бухгалтерского учета бывают плохо осведомлены о требованиях законодательства к оформлению первичных документов. А большинство из тех, кто с этими требованиями знаком, закрывают глаза на те или иные ...

Вопросы учета запасов
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финанс ...

Продажа автомобиля физлицу
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль -
основное средство - физическому лицу. Но в связи с этой операцией в бухгалтеров
возникает немало вопросов, особенно в свете постоянных изменений законодательства.
Ответы на многие вопросы ...